Przekierowanie pracy na formę zdalną oraz elektroniczną jest obecnie bardzo poważnym zadaniem, tym bardziej, że nie wiadomo, kiedy skończy się pandemia koronawirusa. Do tego celu stworzono niezwykle ciekawe i przydatne narzędzie, jakim jest elektroniczna książka nadawcza. Jest ona odpowiedzią na problem ograniczenia osobistych kontaktów.
Czym jest elektroniczna książka nadawcza?
Pod tym pojęciem kryje się nowoczesny i bardzo wydajny system prowadzenia korespondencji firmowej, który ma za zadanie usprawnienie i ułatwienie obiegu wysyłki różnego rodzaju pism, generowanych codziennie w każdej firmie.
Ogólnie rzecz biorąc jest to forma wysyłki korespondencji drogą elektroniczną poprzez całkowite pominięcie tradycyjnych listów papierowych, a takie mogą być także przygotowane na wyraźne życzenie firmy obsługującej oprogramowanie.
Jakie funkcje posiada elektroniczna książka nadawcza?
Wszystkie czynności związane z prowadzeniem korespondencji firmowej są wykonywane w sposób jak najbardziej automatyczny. A przy ich obsłudze może pracować o wiele mniej pracowników, niż jest to w przypadku tradycyjnej formy papierowej.
Do najważniejszych funkcji tego bardzo przydatnego oprogramowania należy możliwość generowania i adresowania korespondencji, prowadzenia szczegółowej książki nadawczej, a także pełnej kontroli i rejestracji każdej pozycji w systemie.
Jedną z ważniejszych cech tego oprogramowania jest możliwość dostosowania go do wielkości firmy oraz ilości obsługiwanej korespondencji. Dlatego istnieje możliwość wdrożenia programu dla jednego stanowiska, a także wielostanowiskowo.
Gdzie korzystanie z elektronicznej książki nadawczej sprawdza się najlepiej?
Chociaż jest to świetne narzędzie dla małych firm, które prowadzą korespondencję ze swoimi kontrahentami, to chętniej instalują tego rodzaju oprogramowanie duże przedsiębiorstwa z różnych branż działalności gospodarczej.
Do takich firm z pewnością należą duże przedsiębiorstwa logistyczne, produkcyjne, a także usługowe z sektora turystycznego. Tam właśnie prowadzi się korespondencję na ogromną skalę.
Codzienne kontakty drogą listową zastępowane kontaktami w formie elektronicznej generują spore oszczędności finansowe, z uwagi na ograniczenie zużycia środków piśmienniczych, znaczków pocztowych i innych elementów. Ale taka forma obsługi korespondencji wymaga także o wiele mniejszej liczby pracowników, którzy w tych działach pracują.
